Avec la fin de l’année à venir, ThinkDox a connu une période de ralentissement due à la cohue habituelle. Nous avons pris ce temps pour élargir notre compréhension de Laserfiche.
À titre d’exemple: en génétique, les systèmes de classification sont à la base de la façon dont nous comparons, trions et définissons les gènes, les cellules et les animaux de manière à pouvoir constituer des regroupements entre expériences. Les métadonnées et le schéma de classification fournissent exactement les mêmes capacités à un système ECM, s’ils sont déployés et gérés correctement.
Cela signifie que vous limitez la valeur de votre système ECM si votre structure de classification est conçue pour protéger les enregistrements. Les enregistrements sont des éléments faciles et peu rentables à avoir dans votre MCE. Aller au-delà des enregistrements nécessite des pratiques de gestion claires pour que vos métadonnées restent pertinentes et alignées sur les processus métier.
Pour décrire une chose, vous devez comprendre une chose.
C’est la base de nos cinq questions pour construire une stratégie MIE. La clé de la gestion des métadonnées consiste à comprendre comment les utilisateurs décrivent, partagent et accèdent aux informations. Sans le cadre de base, vos efforts pour automatiser les processus et faciliter la recherche échoueront.
L’objectif est d’étendre la classification des enregistrements pour englober les non-enregistrements. Cela fournit une couche de descripteurs pouvant être utilisée pour délimiter les enregistrements et les non-enregistrements produits dans le même processus. C’est la clé pour traiter le bon de commande envoyé par courrier électronique, où la pièce jointe est clairement un enregistrement, mais le courrier électronique n’a probablement d’importance que jusqu’à ce que le bon de commande soit traité.
Une rose sous un autre nom ….
ThinkDox est un revendeur et implémenteur Laserfiche. Nous fournissons des services d’intégration et de déploiement de systèmes initiaux, ainsi qu’un support à long terme. Laserfiche est une évidence pour les organisations préoccupées par la gestion des documents. La terminologie et la gestion uniques des métadonnées sont un argument de vente essentiel pour les gestionnaires d’enregistrements; Cependant, unique peut nuire à la communication de la valeur.
Nous utiliserons une bibliothèque de métadonnées créée pour EIM dans le secteur de la santé comme exemple de la puissance des métadonnées pour les deux organisations de la sécurité et de l’information.
Laserfiche organise les métadonnées à l’aide de modèles. Les modèles sont un groupe de descripteurs qui peuvent être utilisés pour décrire toute information – c’est un système très granulaire. Cela peut en grande partie être considéré comme un nœud de facette ou de taxonomie où toutes les métadonnées sont liées mais décrivent différents aspects du même document.
Par exemple, un ensemble de modèles a été créé et peut être utilisé pour décrire chaque étape et les documents d’accompagnement à chaque étape du cycle de facturation d’un hôpital. Ce sera ensuite la base d’un processus qui prend les notes cliniques et les classe en fonction de ce que le service financier doit savoir pour demander le paiement.
Dans cet exemple, des champs dynamiques ont été fournis pour que le modèle puisse automatiquement renseigner des métadonnées supplémentaires pour chaque document. Pour les notes cliniques, le modèle « recherche » des termes clés tels qu’un code spécifique de la CIM-10 ou une description de la maladie. Cela ajoutera automatiquement un terme lié aux finances. Dans ce cas, ce serait le code de facturation de l’assurance. Cela peut ensuite mettre automatiquement en file d’attente un workflow utilisé dans le système financier ou directement dans Laserfiche pour générer une facture et alerter les employés appropriés. Cela permet ensuite l’utilisation d’un système de marquage secondaire pour identifier des enregistrements spécifiques ou des brouillons de documents.
Pour illustrer davantage la puissance des métadonnées, un flux de travail a été créé qui utilise Laserfiche Forms pour capturer les informations des patients. Cela automatise le processus de triage des patients en liant automatiquement le nom du patient à l’ID déjà présent dans le système. Cela peut ensuite être utilisé pour rechercher des enregistrements existants et pour démarrer un fichier de facturation en arrière-plan lorsque le service est fourni.
Enfin, pour montrer toute la puissance de Laserfiche Forms lorsqu’il est combiné à une stratégie de métadonnées unique et bien pensée, le formulaire de triage contient un champ de texte dans lequel les mots-clés seront recherchés via le workflow. Cela démarre le processus pour une variété d’autres processus et automatisations, y compris la suggestion d’un traitement médical et d’un traitement alternatif basé sur des autorisations d’assurance.
Une stratégie similaire de gestion des métadonnées peut être conçue et déployée pour n’importe quel secteur. Une bibliothèque de métadonnées constitue un bon point de départ, mais pour tirer le meilleur parti de l’organisation des sources d’informations, ces métadonnées continueront à être développées afin d’inclure des champs spécifiques à l’organisation pour chaque modèle et balise. Lorsque vous terminez votre année et planifiez l’année prochaine, envisagez d’ajouter une révision de la gestion des métadonnées à votre liste de tâches de gestion des informations.
