La Productivité à l’Intérieur d’un Budget
Bayham est une petite municipalité du sud-ouest de l’Ontario. Similaire aux autres municipalités autant qu’à beaucoup de petites et moyennes entreprises, l’administration journalière de la municipalité est géree par un personnel restreint.
Les employés ne s’occupent pas seulement des tâches et procédures typiques de toute municipalité comme la gestion des archives, les avis publics ou les services, ils prennent aussi en charge les services de technologie de l’information pour la municipalité.
Paul a réalisé dès son arrivée que pour permettre à Bayham de fonctionner et exceller au XXIe siècle, elle devait se débarrasser du papier dans ses nombreux processus. Il a aussi réalisé que Bayham aurait besoin d’un système de gestion de contenu ECM qui serait conçu pour permettre l’automatisation des processus et la gestion des archives dès son installation. Il a immédiatement choisi Laserfiche, et après avoir vérifié les références et rencontré le président de Thinkdox Franck McDonald, il a décidé que Thinkdox était le bon partenaire pour l’aider non seulement à l’implantation, mais aussi tout au long du cycle de vie du système de gestion d’archives et de documents électroniques de Bayham.
Sur la base de ses expériences passées et des questions posées par Thinkdox, Paul savait qu’il ne pouvait pas simplement se lancer dans l’installation du logiciel et espérer que tout aille pour le mieux.
“À mon arrivée à Bayham, l’infrastructure nécessitait une mise à niveau. Comme ma priorité était le ECM j’ai compris que démontrer sa valeur au conseil et aux autres parties prenantes nous devions commencer par une mise à niveau des infrastructures.”
Avec son expérience dans l’administration municipale, Paul savait que le système devait fonctionner du premier coup. Un commis de bureau ou un membre de la trésorerie n’utiliserait pas un système s’il ne lui permettait pas de sauver du temps par rapport au papier et au courriel.
« La première chose que j’ai réalisée c’est que je devais comprendre comment le papier circulait à travers toute la municipalité. »
Bayham undertook the first step of the EIM themselves, mapping processes and defining the format of the process inputs and outputs. Paul then took advantage of the technical expertise of ThinkDox to build the workflows as part of the implementation. This saved time and effort by ensuring that the classification, repository, and modules matched what Bayham needed to ensure the processes could be done as envisioned.
L’implantation à Bayham constitue un modèle de la façon que tout client devrait utiliser nos services.
Frank MacDonald, Président de ThinkDox
Paul et la ville de Bayham continuent à innover sur la plate-forme Laserfiche et Thinkdox continue à les assister dans leurs efforts en fournissant l’expertise de pointe et en suggérant les modifications stratégiques et les plans qui garderont Bayham dans le peloton de tête.
