NUMÉRISEZ VOS ARCHIVES

Chaque bureau génère du contenu physique, qu’il s’agisse de la simple impression d’un courriel ou d’un document aussi complexe qu’un rapport de tomographie axiale, vous faites face au même problème essentiel.

Le contenu physique se présente sous plusieurs formes. Sans égard à la source, nous pouvons vous aider à gérer, numériser et disposer des archives physiques d’une façon cohérente avec votre stratégie élargie de gestion de l’information.

Quels sont vos plans de conservation à long terme pour chaque type de document?

Dans le cadre d’une stratégie globale de gestion de l’information, les dossiers physiques constituent une pièce importante du casse-tête.

Nous pouvons vous aider dans le processus de définition et de raffinement du rôle des archives physiques intégré au service de stratégie de gestion de l’information que nous offrons. Comme nous pouvons implanter la technologie, nous pouvons également assurer que la gestion des archives physiques est conforme avec votre stratégie de gestion de l’information électronique.

Pour certaines organisations, la numérisation peut être un projet envisageable mais pour d’autres, il y aura des archives qui ne pourront simplement pas être numérisées.

Grâce à notre partenariat avec Infolinx, nous pouvons vous aider pour la gestion, le repérage et la disposition de vos archives physiques. Pour beaucoup d’organisations c’est la meilleure voie de transition des règles et des calendriers de conservation des archives, du papier au numérique.

LA TRANSITION VER LE SANS PAPIER EST UN PROCESSUS, PAR UN DÉCISION

La transition vers un processus sans papier dans un plus grand environnement de travail numérique demandera à rendre certaines de vos archives physiques disponibles numériquement.

La clé de la décision que vous devez prendre au moment de passer du papier au numérique est dans la détermination de quelles archives physiques se prêtent le mieux à passer au sans papier.

Par quoi au juste allez-vous commencer?

Définir un point de départ pour la numérisation de vos sources d’information est complexe. Vous devez bien comprendre la valeur de l’information contenue dans les archives physiques et mettre dans la balance le coût et les efforts inhérents à leur numérisation. Nous pouvons vous aider à définir la valeur de vos archives et concevoir le processus et la chronologie pour assurer que le passage aux archives numériques est rentable.

Il y a deux options pour démarrer :

  1. Numériser vous-même les documents, ce qui requiert l’entraînement du personnel, le temps et les équipements adéquats.
  2. Nous confier la numérisation de vos documents. Thinkdox possède et exploite ses propres installations de conversion. Nous pouvons numériser et indexer vos documents selon vos spécifications, souvent pour moins d’argent qui vous en coûterait pour le faire vous-même.

L’avantage d’utiliser nos services de conversion réside dans l’assurance que vos schémas de classification correspondent à ceux développés pour votre ECM et solution d’archivage. Lorsque la numérisation se fait conjointement à l’implantation de logiciels ECM ou d’archivage, nous pouvons ajouter le contenu à votre système pour vous sauver du temps et des efforts.

Par votre partenariat avec nous pour atteindre votre objectif de EIM, nous pouvons concevoir un plan complet et non juste des pièces de casse-tête que vous aurez à assembler plus tard.

CONSERVATION ET RESTAURATION DES IMAGES ET DES ARCHIVES ANCIENNES

En plus des transitions vers un bureau sans papier, plusieurs organisations possèdent d’anciens types d’archives comme les microfiches, microfilms, cartes fenêtres et certains rubans de sauvegarde qui deviennent inutilisables en se détériorant.

Heureusement, ThinkDox peut convertir ces formats d’archives physiques en format numérique, vous permettant de rechercher l’information dont vous avez besoin instantanément plutôt que d’investir dans des technologies dépassées. Dans le cours de notre processus, nous effectuons des contrôles qualité et lorsque nécessaire, des nettoyages et rognages manuels et des duplicatas.